Continuación del primer periodo.

10.Tipos de datos

Existen dos tipos de valores para ingresar en las celdas:

* Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una celda. Pueden ser texto, numéricos, fechas, horas, signos, etc. Para cambiar el valor constante se lo modifica manualmente.

* Fórmulas: son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos, funciones u operadores que dan como resultado un valor a partir de otros valores existentes.

Excel permite ingresar diferente tipos de datos:

1. Texto
2. Números
3. Fechas
4. Horas
5. Valores Lógicos (Verdadero y Falso)
6. Fórmulas y funciones
7. Valores de error
8. Mandatos u Órdenes.

11. Eliminar filas duplicadas. 

Instrucciones

1. 1
   Abre la hoja de trabajo de Excel.
2. 2
   Haz clic en la pestaña "Datos" en la barra de comandos.
3. 1. 3
      Haz clic y arrastra el rango de celdas a seleccionar. El color de relleno cambia en las celdas seleccionadas.
   2. 4
      Haz clic en el botón "Eliminar duplicados" en el grupo "Herramientas de datos". Se abrirá un cuadro de diálogo.
   3. 5
      Haz clic en el botón "Seleccionar todo".
   4. 6
      Selecciona los cuadros marcados para las diferentes columnas que Excel debe filtrar. Por ejemplo, para eliminar duplicados de todas las columnas, selecciona todos los cuadros marcados para visualizar una marca en cada uno.
   5. 7
      Haz clic en "Aceptar". Las filas duplicadas desaparecerán. Permanecerá la fila original. Una ventana de diálogo de "Microsoft Excel" indica el número de valores duplicados eliminados. Excel también indica la cantidad de valores únicos que restan.
   6. 8
      Haz clic en "Aceptar". La ventana de diálogo de "Microsoft Excel" se cierra y eres libre de editar la hoja de trabajo.
   7. 1. 9
         Guarda el archivo de Excel.
      2. 12. Validación de datos.
      3. Puede usar la validación de datos para restringir el tipo de datos o valores que los usuarios inserten en las celdas. Por ejemplo, puede usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda basándose en un valor en otro lugar del libro. En el ejemplo siguiente, el usuario escribió abc, que no es un valor aceptable de dicha celda.
      4. 

      ¿Cuándo es útil la validación de datos?

      Validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros usuarios y desea que los datos que ha escrito para sean exactos y coherentes. Entre otras cosas, puede usar la validación de datos para lo siguiente:

      • Restringir entradas a elementos predefinidos de una lista, por ejemplo, puede limitar las selecciones de departamento de un usuario a contabilidad, nóminas, HR, entre otros.
      • Restringir los números fuera de un intervalo específico, por ejemplo, puede especificar una entrada de máximo porcentaje de aumento de valor anual de un empleado, vamos a Supongamos, por ejemplo 3%, o permitir que solo un número entero entre 1 y 100.
      • Restringir fechas fuera de un período de tiempo determinado, por ejemplo, una hora de empleado solicitud, puede impedir que un usuario seleccionar una fecha anterior a la fecha de hoy.
      • Restringir horas fuera de un período de tiempo determinado, por ejemplo, puede especificar la programación de 8:00 A.M. a 5:00 de la reunión.
      • Limitar el número de caracteres de texto, por ejemplo, puede limitar el texto en una celda de 10 caracteres permitido.
      • Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas, por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo de comisiones y bonificaciones según el valor de nóminas proyectado general. Si los usuarios escriben más de la cantidad de límite, aparecerá un mensaje de error.

      13. Las funciones.

Una de las características más utilizadas en Excel son sus funciones ya que nos ayudan a ser más eficientes en el manejo de la hoja de cálculo. Utilizamos las funciones para realizar cálculos con los valores de las celdas o también para modificar su contenido.

Absolutamente nadie puede cambiar el comportamiento de una función porque su funcionamiento está programado dentro de Excel. Lo que sí podemos hacer es conocer la amplia gama de funciones existentes y aprender a utilizarlas.

Microsoft ha creado diferentes categorías para organizar las funciones y a continuación encontrarás un listado de ellas. Al hacer clic en alguna de las imágenes inferiores, conocerás las funciones que pertenecen a esa categoría.

Funciones de búsqueda y referencia

Funciones lógicas

Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al resultado de una función decidiremos si ejecutar o no cierta acción requerida.

Funciones de texto

Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más que te permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.

Funciones de fecha y hora

Funciones de información

Las funciones de información de Excel son útiles para obtener información acerca de las hojas de trabajo y su contenido tales como su ubicación dentro de la hoja, su formato, el tipo de valor que contiene una celda o inclusive si la celda tiene el valor de error.

Funciones estadísticas

Las funciones estadísticas de Excel te permitirán realizar un análisis estadístico de tus datos. Podrás obtener la acrianzar, la desviación estándar, distribución beta, distribución nominal entre otras.

Funciones matemáticas y trigonométricas

Las funciones matemáticas de Excel son utilizadas para ejecutar varias operaciones aritméticas como la suma y el producto de dos números. Las funciones trigonométricas de Excel permitirán obtener el seno, coseno y tangente de un ángulo especificado.

Funciones financieras

Funciones de ingeniería en Excel

Las funciones de ingeniería en Excel son de gran utilidad para realizar cálculos relacionados con el campo de la ingería como la solución de problemas de propagación de ondas con la función de Bessel, cálculos con números complejos y conversiones entre diferentes sistemas de numeración como el binario, octal, decimal y hexadecimal.

Funciones de base de datos en Excel

Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con información que está organizada como una bases de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas funciones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.

14. Insertar función.

El cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos.

Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente todo con el puntero  del ratón.

Desplegar el cuadro de diálogo Insertar función

Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual se muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar el botón Auto suma.

Seleccionar la categoría de la función de Excel

De manera predeterminada se mostrará la categoría de funciones Usadas recientemente. Esto permitirá que hagas una revisión rápida sobre la lista para saber si la función que buscas se encuentra ahí.

Seleccionar la función

Una vez que has encontrado la función que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botón Aceptar o también puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de Función.

15. función de fecha y hora.

Use la función FECHA de Excel cuando necesite tomar tres valores diferentes y combinarlos para formar una fecha.

Detalles técnicos

Cambiar el formato de fecha

Calcular una fecha basándose en otra fecha

Convertir cadenas de texto y números en fechas

Aumentar o reducir una fecha en un número determinado de días

HORA(núm_de_serie)

La sintaxis de la función HORA tiene los siguientes argumentos:

• Núm_de_serie    Obligatorio. Es el valor de hora que contiene la hora que desea obtener. Puede escribir las horas como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m.", como números decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado de otras fórmulas o funciones, por ejemplo HORA NUMERO("6:45 p.m.")).
• Observación

Los valores de hora son parte de un valor de fecha y se representan mediante un número decimal (por ejemplo, 0,5 representa las 12:00 p.m. porque es la mitad de un día).

16. Funciones de texto.

Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más que te permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.

17. Funciones de búsqueda.

Las funciones de búsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información de referencia de las celdas.

18. Funciones financieras.

Las funciones financieras de Excel te ayudarán en cálculos como el de amortización, la tasa de interés anual efectiva, el interés acumulado, la tasa nominal entre otros cálculos que te ayudarán en tus modelos financieros.